Análisis paso a paso de contratos EPC: ¿qué se debe tener en cuenta? Parte III

Este último artículo de la serie Análisis paso a paso de contratos EPC: ¿Qué se debe tener en cuenta? sigue a la Parte 1, Contratos, sus estructuras y regulación, y a la Parte II, Contract- and Claim management” y Contratos EPC.

El tema del «Contract and Claimmanagement y Contratos EPC» tiene muchos aspectos interesantes a tener en cuenta. Para poderle dedicar la atención necesaria, se tratará en tres diferentes artículos. En las publicaciones anteriores se analizó los Contratos de Construcción de plantas industriales («EPC»), sus estructuras y regulación, la gestión (Contract Management) y dominio de procesos (Contract Controlling). En ésta parte final (Parte III) se ofrecerá una visión general del tema “Claim Management” en contratos EPC.

3 Claim Management

Los proyectos de construcción se caracterizan por su naturaleza a largo plazo y su complejidad, lo que hace imposible prever todos los parámetros que influyen en un proyecto. En este contexto, la gestión de reclamaciones en la construcción de plantas se refiere a la tramitación de las reclamaciones de un socio contractual contra otros que surgen durante la realización del proyecto.

Concepto y función

El término «Claim» engloba todas las reclamaciones de una parte contratante que puedan surgir durante la realización de un proyecto de construcción debido a desviaciones de los parámetros originales del proyecto. Los términos «conflicto» y «disputa» deben distinguirse del término «claim». Mientras que «claim (reclamación)» en sentido jurídico significa la existencia de una pretensión para exigir a la otra parte contratante una acción u omisión (véase el art. 121-1 CCCat), los dos últimos términos se refieren a las pretensiones controvertidas entre las partes contratantes que, en caso de «dispute», tienen por objeto aclarar o resolver el «conflicto» latente mediante técnicas especiales de «resolución alternativa de litigios» (Alternative Dispute Resolution, ADR).

La razón de la aparición de reclamaciones postcontractuales puede residir en acontecimientos previstos e imprevistos que, si están prescritos contractual o legalmente, obligan a una de las partes del contrato a conceder a la otra una prestación mayor o adicional correspondiente.

Hay que distinguir entre las reclamaciones que pueden resolverse de mutuo acuerdo (indiscutibles) porque, por ejemplo, se trata de modificaciones encargadas posteriormente por el cliente (suplementos) por las que el proyectista recibe una remuneración aparte, o las reclamaciones cuya existencia legítima es rechazada por una de las partes contratantes («conflicto»). En la construcción de plantas, estas prestaciones adicionales suelen consistir en el pago, la ejecución posterior o la ampliación de un plazo de ejecución para compensar prestaciones adicionales, aumentos de precio de los materiales, defectos, retrasos, etc.

El gestor de reclamaciones vigila el «iron triangle» de tiempo, costes y calidad fijado por los jefes de proyecto para asegurarse de que todos los objetivos del proyecto se alcanzan de conformidad con los acuerdos contractuales. Para ello, utiliza un modelo de gestión empresarial centrado en instrumentos de control y gestión. Estos instrumentos permiten detectar las desviaciones del programa contractual mediante una planificación previsora, un seguimiento continuo y una documentación minuciosa, para evitar reclamaciones adicionales o asegurar las propias.

Tareas del Claim Management

Como parte del éxito de la gestión de un proyecto, varias tareas son de vital importancia para alcanzar los objetivos del proyecto y gestionar eficazmente los riesgos. Estas tareas incluyen el seguimiento y análisis continuos del progreso del proyecto hasta el control de costes.

seguimiento y análisis: seguimiento continuo del progreso del proyecto y análisis de las desviaciones del programa contractual original.
gestión de riesgos: identificación y evaluación de los riesgos del proyecto que podrían dar lugar a reclamaciones adicionales.
documentación: documentación minuciosa de toda la información y los acontecimientos relevantes del proyecto con el fin de crear una base sólida para la defensa de reclamaciones posteriores o el aseguramiento de las reclamaciones propias.
presentación de informes: presentación periódica de informes a la dirección sobre el estado actual del proyecto y los riesgos potenciales.
control de costes: supervisar los costes del proyecto y garantizar el cumplimiento del presupuesto.

La ejecución sistemática de estas tareas permite detectar en una fase temprana las desviaciones del programa contractual original, evitar reclamaciones adicionales y asegurar las reclamaciones propias. Así se crea una base sólida para la toma de decisiones y se garantiza el cumplimiento del presupuesto.

Proceso del Claim Management

Una gestión eficaz del Claim-Management es crucial para llevar a buen término los proyectos y asegurar las reclamaciones. El proceso del Claim Management consta de varias fases que deben llevarse a cabo de forma sistemática y cuidadosa. En este proceso deben distinguirse los siguientes pasos:

documentación de los hechos
identificación de la pretensión (claim)
notificación a las partes implicadas (internas/externas)
presentación de la pretensión
transferencia al procedimiento ADR si es necesario

Enfoque de la documentación en la gestión de reclamaciones

El contrato del proyecto constituye la base de cualquier reclamación o defensa contra una reclamación. Por lo tanto, el éxito de una reclamación depende de la cuidadosa preparación de la misma sobre la base de la totalidad de los documentos contractuales, incluidas las modificaciones acordadas.

El éxito de una reclamación requiere un sistema fijo que registre, procese, evalúe y documente todas las circunstancias importantes de forma inmediata, periódica y oportuna. Para cada reclamación debe prepararse una descripción precisa de la situación del problema y su historial. También se requiere una documentación exhaustiva que contenga toda la información y las pruebas pertinentes. Este sistema garantiza que todas las reclamaciones sean claras y comprensibles, lo que facilita su aplicación y evita malentendidos. Un enfoque exhaustivo y sistemático es crucial para aumentar las posibilidades de éxito de una reclamación y evitar posibles litigios.

Conclusión:

Los conflictos en proyectos de construcción son inevitables y naturales. Por tanto, deben gestionarse y resolverse o reducirse al mínimo, según el lema: «Cuando las reclamaciones se convierten en conflictos y los conflictos en disputas, deben resolverse adecuadamente».

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